Wie messe ich ein Managementsystem

Ein Managementsystem ist ein strukturierter Rahmen, der Prozesse, Verfahren und Richtlinien umfasst, um die Ziele einer Organisation zu erreichen. Die Messung der Effektivität eines Managementsystems ist entscheidend, um sicherzustellen, dass es die gewünschten Ergebnisse liefert und kontinuierlich verbessert wird. (ISO 9001 9.1, ISO 27001 9.1, ISO 22301 9.1)

Allgemeine Vorgaben an Messgrößen und Kennzahlen

Messgrößen müssen spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden (SMART) sein. Die kann die Steigerung der Kundenzufriedenheit in den nächsten 6 Monaten, Erreichen eines Prozessreifegrades in den nächsten 2 Jahren usw.

Ausrichtung der Messgrößen anhand der Unternehmensziele

Es müssen Unternehmensziele definiert werden wie eine Mission und Vision des Unternehmens. Das Managementsystem muss die Unternehmensziele unterstützen. (ISO 9001 5.1.1, ISO 22301 5.1, ISO 27001 5.1)

Messen der Prozessreife

Einen anderen Ansatz ist es die Prozessreife zu messen. Dafür existieren verschiedene Reifegradmodelle (z. B. CMMI, SPICE, BSI-Reifegrad, TISAX) In der Nachfolgenden Tabelle finden Sie ein Beispiel Reifegradmodell.

Reifegrad		Beschreibung	Nachweis
0	Unvollständig	Der Prozess ist nicht ausgeführt oder erfüllt seinen Prozesszweck nicht.Auf dieser Stufe gibt es kaum oder keine Nachweise, dass der Prozesszweck systematisch erreicht wird.Auf dieser Stufe sind keine Prozessattribute definiert, da der Prozess unvollständig ist.	Keine
1	Durchgeführt	Der umgesetzte Prozess erfüllt seinen Prozesszweck.Auf dieser Stufe 1 ist das Prozessattribut „Prozessdurchführung“ definiert.	Einzelne Nachweise (Tickets, Arbeitspakete)teilweise unterschiedliche Arbeitsweise und DokumentationKeine Richtlinien
2	Geführt	Der durchgeführte Prozess wird nun gesteuert ausgeführt, das heißt, er wird geplant, überwacht und laufend angepasst. Zudem werden seine Arbeitsprodukte angemessen erstellt, gelenkt und gepflegt. Auf dieser Stufe sind die Prozessattribute „Management der Prozessdurchführung“ sowie „Management der Arbeitsergebnisse“ definiert.	Richtlinie zum jeweiligen Prozess Nachweis (Tickets, Arbeitspakete) über die Durchführung. Erklärung der Mitarbeiter. Schulungsunterlagen. Die Qualität der Nachweise wird überprüft.
3	Etabliert	Der gesteuerte Prozess wird nun unter Einsatz eines definierten Vorgehens umgesetzt.Der Prozess muss in der Lage sein, die definierten Prozessergebnisse zu erreichen.Auf dieser Stufe sind die Prozessattribute „Prozessdefinition“ sowie „Prozessanwendung bzw. Prozessumsetzung“ definiert.	Einheitliches Vorgehen bei allen Nachweisen. Anpassung fallbezogen und mit Freigabe.
4	Gesteuert	Der etablierte Prozess läuft nun innerhalb definierter Grenzen ab, um seine Prozessergebnisse zu erreichen. Auf dieser Stufe sind die Prozessattribute„Prozessmessung“ sowie „Prozesskontrolle“ definiert.	Ableitung der Prozesskennzahlen von der Strategie
5	Optimiert	Der vorhersagbare Prozess wird kontinuierlich verbessert, damit gegenwärtige und zukünftige Unternehmensziele erreicht werden. Auf dieser Stufe 5 sind die Prozessattribute „Prozessinnovation“ sowie „Kontinuierliche Optimierung“ definiert.

Datenerhebung

Nachdem die Ziele und Indikatoren festgelegt wurden, müssen relevante Daten gesammelt werden. Dies kann auf verschiedene Weisen erfolgen, darunter Umfragen, Interviews, Beobachtungen oder die Analyse vorhandener Daten.

Datenanalyse

Nach der Datenerhebung müssen die gesammelten Informationen analysiert werden, um Muster und Trends zu identifizieren. Dies kann durch verschiedene Methoden erfolgen, wie statistische Analyse, Benchmarking oder Ursachenanalyse.

Bewertung und Berichterstattung

Die Ergebnisse der Datenanalyse müssen bewertet und dokumentiert werden. Dies beinhaltet die Erstellung von Berichten, die die wichtigsten Erkenntnisse und Empfehlungen zusammenfassen. Dies wird in der Regel über das Managementreview erfolgen. Zudem sollte auch analysiert werden, ob die Kennzahlen auf Risiken hindeuten. Wenn dem der Fall ist, müssen Risiken aufgenommen werden.

Kontinuierliche Verbesserung

Ein Managementsystem muss regelmäßig überprüft und verbessert werden, um sicherzustellen, dass es den sich ändernden Anforderungen und Zielen der Organisation gerecht wird.

Fazit

Managementsysteme müssen auf Ihre Wirksamkeit gemessen werden. Das muss kontinuierlich erfolgen. Die Kennzahlen müssen im Review kommuniziert werden. Alle Kennzahlen müssen auch auf das Unternehmen und das Managementsystem abgestimmt werden.